כל עסק זקוק לשירותי משרד, גם הקטן ביותר. השאלה אם להעסיק מזכירה או להשתמש בשירותי משרד מרחוק. שירות משרד מרחוק הוא שירות שהולך ונעשה נפוץ ביותר ויותר עסקים וחברות. מה זה שירותי משרד מרחוק, למי זה מתאים והאם זה משתלם, אתם מוזמנים לקרוא במאמר שלפניכם.
מה הם שירותי משרד ואדמיניסטרציה?
בואו ונראה את הרשימה הזו: הזמנת ציוד משרדי, תשלומים, שירותי גבייה, מענה טלפוני, שימור לקוחות, תיאום פגישות, הנהלת חשבונות, הפקת דו"חות. עכשיו, מה מתוך הרשימה הזו חייבים להיות פיזית במשרד כדי לבצע? בגדול, כלום. הכול ניתן לעשות מרחוק, בלי לדרוך כלל במשרד. אפשר לבוא לבקר חברים וקולגות אבל אפילו ישיבות אפשר לעשות מרחוק, בזום.
למי מתאימים שירותי משרד מרחוק?
לעסקים קטנים ובינוניים, לעצמאים ואף לאנשים פרטיים. כל מי שמרגיש שהוא "טובע" באדמיניסטרציה אבל לא משתלם לו להעסיק מזכירה במשרה. שירותים מרחוק לא רק משתלמים מבחינה כלכלית ולוגיסטית, הם גם מפנים זמן לקידום העסק עצמו לשיווק, פיתוח וקשרי לקוחות. בזמן שמישהו מטפל בעבודה המנהלית, בעל העסק מתפנה לעבודה המקצועית. במיקור חוץ לומדים מה הצרכים של העסק, מה נדרש וכיצד להתאים הכי טוב את השירות לסוג העסק. קיימת גמישות בהיקף השעות ובסוג השירותים הניתנים.
מה היתרונות של שירותי משרד מרחוק?
העומס היומיומי, טרדות הקשורות בעסק, משימות ששוכחים לבצען, טלפונים ומיילים שלא עונים עליהם. אלו סוג החוויות שעוברות על בעלי עסקים, בעיקר קטנים ובינוניים. המשימות אולי קטנות אך הצטברותן בהחלט עלולות ליצור משא כבד, ולהסית את תשומת הלב ממה שחשוב באמת, העסק עצמו. לכן למיקור חוץ יש לא מעט יתרונות. נמנה אותם. ראשית אין צורך לשכור משרד. כבר חיסכון משמעותי. מקבלים שירותי משרד ללא משרד. בנוסף, מומחיות. אין כאן צבירת ניסיון, התנסות, שכחתי, בפעם הבאה אלמד. כאן הכול נעשה באופן מקצועי לחלוטין. המשימות מטופלות בידיים מקצועיות ובצורה יעילה ומהירה. לא צריך לעקוב ולבדוק ולפקח מה נעשה ומה עוד לא, זה "שגר ושכח". ואין יחסי עובד מעביד, ללא תלוש משכורת, ללא התחייבויות. תחשבו על זה. ימי מחלה, ימי חופשה, תשלום על נסיעות, תשלום פנסיה, הפרשות לפיצויים, הפרשות לביטוח לאומי, מתנות בחגים, תשלום על העבודה עצמה. בכל זה אין צורך. ראש שקט, כבר אמרנו. שלא לדבר על תחלופת העובדים. מענה יעיל ללקוחות. כשעמוסים כל-כך, גם בענייני העסק וגם בעניינים אדמיניסטרטיביים, עלולות ליפול הרבה פניות של לקוחות "בין הכיסאות". הם עלולים להרגיש שאינם מקבלים שירות מספיק טוב ואף עלולים לעזוב. המרדף והעומס אחר המטלות בסופו של דבר עלול לגרום לקריסה. שירותי משרד במתכונת של 24/7 מקנים פתרון מושלם למענה רציף ללקוחות העסק ולטיפול בפניות.
האם יש חסרונות לשירותי משרד מרחוק?
החיסרון הוא בנושא קבלת קהל. את זה שירותי משרד מרחוק לא יכולים לעשות. אם מדובר בעסק שכולל קבלת קהל, הוא יצטרך לחשוב על פתרון אחר. לסיכום, היתרונות של שירותי משרד מרחוק הם רבים. הלקוח קונה בעזרתם שקט ומתפנה להרחבת העסק שלו. ואם מדובר בעסק חדש ובצמיחה, על אחת כמה וכמה. הלחצים והרעשים הפנימיים הנובעים מהמון מחויבויות שאינן קשורות ישירות לליבת העסק, נעלמים ומתפוגגים ורק במה שצריך להתעסק בו, מתעסקים. ולא רק שהעיסוק בכך יורד או קטן למינימום, הוא גם נעשה באופן המקצועי ביותר שאפשר. לכן, יותר זמן לפיתוח העסק, פחות זמן בהתעסקויות מיותרות. שקט נפשי ללא דאגות.